A.Pengertian
CBSI
Apa
itu CBIS ? Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa
Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem
pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk
suatu alat bantu pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan
CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi,
sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.
·
Data
Data merupakan deskripsi dari
sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada
intinya, data merupakan kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian dan
merupakan kesatuan nyata yang
nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu
informasi.
·
Informasi
Informasi merupakan hasil dari
pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna
bagi yang menerimanya yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian nyata dan
dapat digunakan sebagai alat bantu untuk
pengambilan suatu keputusan.
·
Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak
maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa
komponen yang saling terkait satu sama
lain. Objek yang tidak memiliki kaitan
dengan unsur-unsur dari sebuah sistem
bukanlah komponen dari sistem tersebut.
Contoh
Sistem Informasi Berbasis Komputer antara lain :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
Sistem Informasi
Sistem
Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki
antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang
berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang
membutuhkannya.
Berbasis
Komputer
Sistem
Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan
penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem
Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi
pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat
berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat
dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based”
atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
B. Era
Globalisasi dan Tingginya Tingkat Kompetisi
Beberapa
strategi yang dapat dilakukan setiap perusahaan untuk dapat
memenangkan
kompetisi yang dilakukan di era yang penuh gejolak ini.
1.
Penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa.
2.
Peningkatan kualitas sumber daya manusia.
3.
Marketplace yang tepat.
4.
Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan
keputusan.
C. Sub Sistem
dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub
sistem dari CBIS adalah :
1.
Sistem Informasi Akuntansi
2.
Sistem Informasi Manajemen
3.
Sistem Pendukung Keputusan
4.
Automasi Kantor (Virtual Office)
5.
Sistem Pakar
1.SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA
adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu
sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk
menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan
pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi
pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang
dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.SIA adalah satu-satunya sistem
informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan,
meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas
utama sistem informasi ini adalah:
-Pengumpulan
Data
Setiap
tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka
kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan
sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan
transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap
tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
-Manipulasi
Data
Adalah
tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi:
•
Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap
catatan transaksi.
•
Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data
lainnya.
•
Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
•
Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan
lain-lain.
-Penyimpanan
Data
Data
yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan
diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
-Penyediaan
Dokumen
SIA
menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun
diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
•
Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
•
Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik
SIA
•
Melaksanakan tugas yang diperlukan.
•
Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
•
Menangani data yang rinci.
•
Berfokus pada historis.
•
Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
Peran
SIA Dalam CBIS
•
SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi
standar.
•
SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2.SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah
suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu
entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber
daya SIM
Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin
terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan
periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi
tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan
masalah.
Semua
informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area
fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen
(operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer)
SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi
data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu
SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM
terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.
SIM
dan SIA
SIM
menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang
berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software
untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk
mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak
berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
SIM
& EntIS
SIM
akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah
terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu
database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM
merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks
yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi
Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)
Software
Pembuat Laporan
Software
pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan
laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan
laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan
time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode
awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi
sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan
khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan
kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query
database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau
baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada
masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari
laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan
pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan
seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management
by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.
•
Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang
ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
•
Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan
berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar
sampai terkecil.
•
Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang
sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika
dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.
•
Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan
berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.
Model
Matematika
Jenis
software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat
dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan,
dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat
dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel
waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model
matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau
model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan
diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya
diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan
walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model
berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau
suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari
berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur
yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model,
memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan
memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik
melainkan membantu manajer memutuskan hal itu.
Model
EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan
optimasi.
Kelebihan
dan Kelemahan Model Matematika
Seorang
manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:
•
Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
•
Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan
secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
•
Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode
penghasil informasi lain.
•
Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang
mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.
Kelemahan
utama penggunaan model matematika:
•
Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering
menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor
dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
•
Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang
tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak
memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika
yang tepat.
Output
Model
Simulasi
model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
•
Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika
semua data perlu ditampilkan.
•
Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam
Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib yang harus
disediakan sistem informasi.
Grafik
memiliki kemampuan untuk:
•
Menyimpulkan dengan cepat
•
Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
•
Meramalkan suatu kejadian.
•
Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih
grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah:
•
Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
•
Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
•
Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk menyajikan
bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
•
Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan berbagai pola
variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
•
Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat membandingkan berbagai
variabel.
•
Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal untuk memudahkan pembacaan.
•
Gunakan garis tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data
individual antara variabel.
3.SISTEM
PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam
upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan.
Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau
untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan
terbagi menjadi:
•
Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
•
Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode
pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Manajer
melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
•
Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu
diperbaiki.
•
Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai
alternatif tindakan yang mungkin.
•
Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
•
Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis
DSS
Jenis
pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya
berapa jumlah penjualan wilayah X.
•
Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya
laporan persediaan.
•
Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai
file, seperti laporan laba rugi.
•
Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan.
Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
•
Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya
memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
•
Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang
memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans
Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga
DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir
harus menyertakan model matematika.
Tujuan
DSS
•
Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
•
Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
•
Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.
4.SISTEM
PAKAR (ES)
Sistem
pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia
buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem
pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah
tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk
menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat
sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari
pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik
Sistem Pakar
•
Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
•
Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
•
Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
•
Memecahkan masalah dengan penalaran.
•
Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian
Sistem Pakar
User
Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan
informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.
1.
Input terdapat empat metode yaitu
•
Menu
•
Commands
•
Natural Languange
•
Customized Interfaces
2.
Output Sistem Pakar , antara lain:
•
Penjelasan dari pertanyaan
•
Penjelasan dari penyelesaian masalah
3.
Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area
masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana
fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis.
Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.
4.
Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran
dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama
konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi
benar naka satu tindakan diambil.
5.
Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar,
dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES
shell.
Contoh
Sistem Pakar
•
XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan
komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan
kebutuhannya.
•
MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an
dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan
bakteri.
•
PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh
tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.
5.AUTOMASI
KANTOR (OA)
Automasi
kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem
elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi
menjadi empat kategori yaitu:
•
Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
•
Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang
membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
•
Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer &
Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon,
dan mengatur jadwal pertemuan.
•
Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan
mengirim surat.
Tujuan
OA
•
Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi
setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani
penambahan beban kerja,
•
Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar
manajer
•
Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional
seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA
bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan
memberikan sinergi.
Aplikasi
OA
•
Word Processing
•
E-Mail
•
Voice Mail
•
Electronic Calendaring
•
Audio Conferencing
•
Video Conferencing
•
Computer Conferencing
•
Facsimile
•
Videotex
•
Imaging
•
Desktop Publishing
D.
Kontribusi CBIS
Saat
ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian
manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah
untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan
mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal
yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan
mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar
proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan
perusahaan dapat tercapai.
Manfaat
utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen
adalah :
o
penghematan waktu (time saving)
o
penghematan biaya (cost saving)
o
peningkatan efektivitas (effectiveness)
o
pengembangan teknologi (technology development)
o
pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan
berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap
perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
www.perpustakaan.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Catatan: Hanya anggota dari blog ini yang dapat mengirim komentar.